Dans une journée surchargée, il est important de classifier les tâches à effectuer en fonction de leur importance. Cela permet de gérer rapidement les tâches prioritaires et de réduire le stress encouru dans l’échéancier établi. Afin de bien visualiser la façon de prioriser vos tâches, voici un graphique qui représente le degré d’urgence et d’importance d’une tâche à effectuer:

Le plus important, c’est de rapidement repérer les tâches qui ne sont pas importantes et pas urgentes. Ces tâches sont une distraction. L’idéal est de les mettre simplement de côté, ou au minimum de les déléguer. En priorisant les éléments réellement importants dans une journée occupée, on réduit notre niveau de stress. Et avec un peu d’entraînement, identifier les tâches urgentes et importantes devient une seconde nature !

Il est également important de savoir bien déléguer. Il y a une différence majeure entre déléguer une tâche et déléguer un projet… Lorsque l’on délègue une tâche à quelqu’un, on délègue quelque chose de précis et de relativement simple. Nos instructions doivent être claires, mais brèves. Par contre, lorsqu’on délègue un projet, on confie une responsabilité plus grande, et nos instructions doivent être centrées sur le résultat recherché, plutôt que sur la façon de faire.

Un projet comprend plusieurs tâches. Beaucoup de gens ont tendance à inscrire un projet à faire à leur agenda. C’est le meilleur moyen de remettre à plus tard ! Pour faciliter la réalisation de ce projet, essayez plutôt de le diviser en tâches, puis de répartir celles-ci de façon optimale dans votre emploi du temps afin de rendre le projet à terme.

 

Dans tous les cas, on doit faire confiance à la personne à qui l’on délègue quelque chose. On doit assumer que le projet ou la tâche ne sera pas fait exactement comme si nous l’avions fait nous-même. Il y a souvent plusieurs façons de mener à terme un projet ou une tâche, et c’est le résultat final qui compte! Parfois, la créativité des autres peut nous surprendre!!!